werkspirit re-integratie

Privacyreglement

Privacyreglement Werkspirit Recruitment B.V. 

Op grond van Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)hanteert Werkspirit het privacyreglement. Al uw rechten zijn in dit reglement vastgelegd zoals het recht van kennisneming van de opname van gegevens, het recht om deze opgenomen gegevens in te zien, het recht om deze gegevens indien nodig te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

1. Algemene bepalingen
Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die artikel 74 van de Wet Suwi daaraan toekent.

Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
a) Privacy: het recht van cliënt of betrokkene op bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met het vastleggen en verstrekken van persoonsgegevens.
b) Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
c) Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende een door de rechter opgelegd verbod naar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijk gedrag.
d) Cliënt of betrokkene: de werkzoekende die zich heeft gewend tot, of door is verwezen naar
Werkspirit met het verzoek hem of haar, naar en in betaalde arbeid te begeleiden en op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
e) Opdrachtgever: de bij wet aangewezen verstrekker van voorzieningen en re-integratie instrumenten, die bij opdracht toestemming geeft de kandidaat te begeleiden en aan wie de declaraties worden gericht (UWV, gemeente, SW-bedrijf, werkgever, verzekeraars, enz.).
f) Werkspirit Re-integratie B.V.: Een erkend rechtspersoon die tot doel heeft werk gerelateerde ondersteuning te verlenen aan mensen met structurele beperkingen (artikel 35 WA en artikel 2:22 Wajong) bij het verrichten van arbeid (artikel 7:610 BW) en/of het bieden van re-integratiediensten ter bevordering voor het hervatten van werk of het daadwerkelijk hervatten van werk.
g) Derden: Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die
onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is persoonsgegevens te
verwerken.
h) Dossier: elk op naam van de cliënt gestructureerd geheel van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is, en dat betrekking heeft op de cliënt, waarbij de persoonsgegevens zowel op geautomatiseerde als niet-geautomatiseerde wijze worden verwerkt.
i) Bewerker/verwerker: degene die ten behoeve van Werkspirit de persoonsgegevens verwerkt of bewerkt.
j) Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens (AVG).
k) Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
l) Anoniem gegeven: een gegeven betreffende de dienstverlening dat niet herleidbaar is tot een kandidaat.
m) Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

Artikel 2. Reikwijdte van het reglement
Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Werkspirit.

Artikel 3. Toegang tot het dossier
Directe toegang tot het dossier hebben alleen die personen die behoren tot de organisatie van Werkspirit en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun taak.

Artikel 4. Houderschap
a) De bewerker/verwerker heeft zeggenschap over de registratie.
b) De bewerker/verwerker is verantwoordelijk voor de wijze en vorm van opname van gegevens voor
de technische verwerking en voor het goed functioneren van de registratie overeenkomstig de bepalingen van dit reglement en treft daartoe de nodige voorzieningen.
c) De bewerker/verwerker draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en
organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

Artikel 5. Algemene informatie voor cliënt over gegevensverwerking
Zo spoedig mogelijk na de aanmelding bij Werkspirit wordt aan de cliënt of betrokkene, zowel mondeling als ook schriftelijk meegedeeld, dat de regeling rond hun privacy te vinden is op de website van Werkspirit.

2. Doel en voorwaarden van de verwerking van persoonsgegevens

Artikel 6. Registratie persoonsgegevens
De registratie bevat geen andere soorten van persoonsgegevens van cliënten dan:
a) Achternaam, voornamen, voorvoegsels en geslacht van geregistreerde, eventueel achternaam van echtgenoot;
b) Huisadres met postcode, telefoonnummer, bank- of gironummer;
c) Geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat en nationaliteit;
d) Burgerservicenummer (BSN)
e) Gegevens betreffende de genoten opleidingen;
f) Registratienummers; sociale achtergrond en netwerken; opleidingsniveau; wensen, motieven, en reële perspectieven; manier van leren; vaardigheden en persoonlijke eigenschappen;
g) Gegevens betreffende het verloop van het traject evenals de contracten;
h) Gegevens betreffende de berekening, vastlegging en declaratie van re-integratiegelden;
i) Andere dan onder a. tot en met f. bedoelde gegevens waarvan de opneming wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van enig wettelijk voorschrift;
j) Een uniek registratienummer gekoppeld aan de onder a. tot en met g. bedoelde gegevens.

Artikel 7. Doel van de verwerking van persoonsgegevens
Werkspirit verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doelstellingen:
a) Het mogelijk maken van de uitvoering van de taken zijnde:
– Het vanuit een uitkeringssituatie begeleiden van mensen met een ter bevordering voor het hervatten van werk of het daadwerkelijk hervatten van werk. Ons doel is om mensen te laten participeren bij een werkgever op basis van een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst van opdracht voor de duur van minimaal zes maanden, of een vorm van gesubsidieerde arbeid of andere vorm van participatie al naar gelang de afspraken met de opdrachtgever.
b) De administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten, waaronder rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever. De verwerking van persoonsgegevens gaat dan ook om het vastleggen van gegevens die nodig zijn voor een verantwoorde bedrijfsvoering van Werkspirit, alsmede het voldoen aan wettelijke verplichtingen die samenhangen met subsidievoorwaarden en contractafspraken. Hieronder vallen:
• Advisering, begeleiding en coaching;
• Berekenen, vastleggen en declaratie van re-integratiegelden;
• Vastleggen van de voortgang van het traject;
• Het voeren van coaching beleid.
c) Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. De op cliënt of betrokkene betrekking hebbende gegevens worden daarmee uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de begeleiding.

Artikel 8. Voorwaarden voor een rechtmatige verwerking.
a). Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de AVG op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
b). Persoonsgegevens worden voor de in artikel 7 van dit reglement genoemde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
c). Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
d). Persoonsgegevens worden bewaard in een af te sluiten ruimte. Persoonsgegevens in de automatisering zijn slechts toegankelijk middels een wachtwoord.
e). Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van Werkspirit, of door ingehuurde medewerkers na akkoordverklaring met het privacyreglement. Dit houdt in dat Werkspirit ervoor zorg draagt dat van elke medewerker die bij de uitvoering van de begeleiding betrokken is, een ondertekende geheimhoudingsverklaring aanwezig is die voorzien is van de datum waarop deze is ondertekend.

Artikel 9. Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:
a) cliënt of betrokkene voor de verwerking van de gegevens toestemming heeft verleend;
b) de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Werkspirit onderworpen is;

3. Inzage en correctie

Artikel 10. Inzage voor de cliënt
a) Werkspirit verstrekt aan de cliënt desgevraagd en zo spoedig mogelijk inzage in en afschrift van de bescheiden, die betrekking hebben op de cliënt zelf.
b) Inzage in of afschrift van de bescheiden wordt aan de cliënt geweigerd, indien de persoonlijke levenssfeer van een ander dan de cliënt daardoor zou worden geschaad.
c) De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van Werkspirit.
d) Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die in bewerking zijn, zijn geen onderdeel van het dossier en derhalve niet ter inzage.

Artikel 11. Recht op correctie
a) De betrokkene aan wie inzage is verleend dan wel mededeling is gedaan omtrent zijn persoonsgegevens, kan Werkspirit schriftelijk verzoeken de betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor de doeleinden van de verwerking, dan wel anderszins in strijd zijn met een wettelijk voorschrift. Het verzoek van cliënt bevat de aan te brengen wijzigingen.
b) De verwerker/bewerker van Werkspirit beslist na het horen van cliënt en het inwinnen van adviezen, of en in hoeverre cliënt aan het verzoek voldoet. Cliënt ontvangt hierover een schriftelijke mededeling binnen vier weken na ontvangst van het verzoek.
c) Bij afwijzing heeft cliënt de mogelijkheid om binnen twee maanden in beroep te gaan bij de
aanmeldende instantie.

4. Derden verstrekking

Artikel 12. Derden verstrekking
a) Werkspirit verstrekt alleen met toestemming van de cliënt inlichtingen over de cliënt, dan wel afschrift van de bescheiden, aan anderen dan de cliënt, tenzij bij of krachtens de wet anders is bepaald.
b) Een verzoek om het verstrekken van informatie aan derden over persoonsgegevens van cliënt of betrokkene wordt schriftelijk ingediend middels een machtiging bij de bewerker/verwerker en door deze binnen een maand na ontvangst beantwoord. De bewerker/verwerker vergewist zich van de identiteit van de verzoeker.
c) Werkspirit kan in het kader van een wettelijke verplichting, verplicht zijn gegevens van betrokkene (zonder zijn/haar toestemming) aan derden verstrekken. Dit in het kader van de uitoefening van de re-integratieactiviteiten. Te denken valt aan het terug melden van gegevens aan gemeenten of UWV in het kader van de overeengekomen dienstverlening. Het terug melden van gegevens aan de werkgever mag alleen als het gaat om gegevens ten aanzien van functiebeperkingen, maar niet ten aanzien van niet functie gerelateerde beperkingen en/of problemen.
d) Aan de volgende instanties kunnen periodiek persoonsgegevens worden doorgegeven:

Instantie(s) Categorie persoonsgegevens
UWV Basisgegevens, contracten, halfjaarlijkse rapportages
CIZ Basisgegevens, contracten, halfjaarlijkse rapportages
Gemeente Basisgegevens, contracten, halfjaarlijkse rapportages
WSW Basisgegevens, contracten, halfjaarlijkse rapportages

Vanuit de volgende instanties/registraties worden periodiek de daarbij vermelde categorieën
persoonsgegevens als bedoeld in artikel 6 aan de registratie toegevoegd:

Instantie(s) Categorie persoonsgegevens
UWV Aanmeldgegevens, NAW, Fis-score, mate arbeidshandicap
CIZ Aanmeldgegevens, NAW, Fis-score, mate arbeidshandicap
Gemeente Aanmeldgegevens, NAW, Fis-score, mate arbeidshandicap
WSW Aanmeldgegevens, NAW, Fis-score, mate arbeidshandicap

d) De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van Werkspirit.
e) Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die in bewerking zijn, zijn geen onderdeel van het dossier en worden derhalve niet verstrekt.

5. Bewaartermijnen en vernietiging

Artikel 13. Bewaren van persoonsgegevens
a) Na beëindiging van de dienstverlening wordt het dossier ondergebracht in het archief van Werkspirit. Op de verwerking van persoonsgegevens die zijn ondergebracht in het archief, is het bepaalde in dit privacyreglement onverkort van toepassing.
b) Werkspirit Recruitment B.V. bewaart het dossier van een cliënt gedurende twee jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de dienstverlening is afgesloten.

Artikel 14. Vernietiging van persoonsgegevens op verzoek
a) Werkspirit Recruitment B.V. vernietigt de door haar bewaarde bescheiden binnen drie maanden na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van degene op wie de bescheiden betrekking hebben.
b) Artikel 14a geldt niet voor zover het verzoek bescheiden betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.

6. Overige bepalingen

Artikel 15. Klachten
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij/zij een klacht indienen volgens de procedure zoals verwoord in het klachtenreglement van Werkspirit. Zowel het klachtenreglement als het privacyreglement zijn te downloaden op de website van Werkspirit Re-integratie B.V.

Artikel 16. Geheimhoudingsplicht
De geheimhoudingsplicht van artikel 74 Wet Suwi is op Werkspirit van toepassing en dient daarom door Werkspirit te worden nageleefd. De geheimhoudingsplicht is niet alleen van toepassing op de medewerkers die in dienst zijn van Werkspirit maar op alle medewerkers die bij de uitvoering van de opdracht betrokken zijn (dus ook medewerkers die worden ingehuurd door Werkspirit). De plicht tot geheimhouding en naleving van de AVG duurt voort nadat de werkzaamheden zijn beëindigd en/of de erkenning door UWV is ingetrokken.

Artikel 17. Slotbepaling
a) Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2021.
b) Bij aanvang van de opdrachtperiode stelt Werkspirit een afschrift van dit reglement ter beschikking aan cliënt en werkgever.